Teknik Penyusunan Laporan Penilikan

1. Pengertian Pelaporan Penilikan PLS

A. Pengertian
Pelaporan adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan secara teratur untuk menyampaikan hasil pelaksanaan dan tindak lanjut program kepada yang berwenang.
Pelaporan Penilikan PNFI adalah informasi yang disampaikan oleh penilik atau petugas yang melaksanakan penilikan berdasarkan data-data, yang terkumpul pada periode waktu tertentu.

B. Syarat laporan yang baik antara lain :
1. Laporan harus benar dan obyektif.
2. Laporan menggambarkan sejak tahap perencanaan.
3. Kalimat sederhana.
4. Tata bahasa, ejaan dan tanda bacanya perlu memperhatikan aturan baku.
5. Menggunakan kalimat langsung yang positif.
6. Laporan langsung mengenai kelompok sasaran.
7. Isi laporan harus lengkap.
8. Laporan tegas dan konsisten.
9. Laporan tepat dibuat tepat waktu.
10. Laporan diberikan tepat sasaran

C. Tujuan Pelaporan Penilikan adalah tersusunya laporan penilikan secara periodik untuk setiap pelaksanaan program-program PNFI.

D. Fungsi Pelaporan Penilikan, antara lain :
1. Pertanggung jawaban, artinya segala pelaksanaan kegiatan, maka perlu adanaya pelaporan, baik yang berkaitan dengan proses, hasil, hambatan, dan sejenisnya.
2. Alat untuk mengetahui kekuatan, kelemahan pendukung dan penghambat sejak tahap perencanaan, pelaksanaan dan akhir kegiatan.
3. Bahan acuan untuk menyusun rencana berikutnya, dan tindak lanjut.
4. Bahan Dokumentasi.

E. Manfaat adanya pelaporan penilikan pada program PNFI, antara lain :
1. Mengetahui bagaimana proses pelaksanaan kegiatan/tugas berlangsung
2. Mengetahui Siapa yang melaksanakan kegiatan/tugas.
3. Mengetahui Kegiatan/tugas apa yang telah berlangsung.
4. Mengetahui Seberapa jauh tujuan kepenilikan tercapai.
5. Mengetahui Hambatan apa yang terjadi pada pelaksanaan kegiatan/program tersebut.
6. Mengetahui Bagaimana cara mengatasi masalah.
7. Mengetahui Target atau sasaran yang ingin dicapai dari adanya kegiatan/program tersebut.
8. Mengetahui Mitra kerja dalam melaksanakan kegiatan/program.
9. Mengetahui Waktu yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan/program tersebut.
10. Mengetahui Alat dan sarana yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan/program tesebut.
11. Mengetahui Hasil yang telah dicapai.
F. Prosedur Pelaporan Penilikan, antara lain :
1. Persiapan
• Menyiapkan surat tugas dari pimpinan
• Menyiapkan bahan dan alat yang akan digunakan untuk menyusun laporan.
• Menetapkan metode dan teknik dalam mengumpulkan data yang diperlukan.
• Membuat instrumen.
2. Pelaksanaan
• Menentukan mitra kerja untuk membantu penyusunan laporan.
• Menentukan sasaran bidang yang akan dilaporkan.
• Mengumpulkan data hasil penilikan pada program-program PNFI.
• Mempelajari dan mengolah data hasil penilaian penilikan pada program-program PNFI.
• Menyimpulkan hasil penilaian penilikan program-program PNFI.
• Menyusun laporan hasil penilikan program-program PNFI setiap tiga bulan.
• Menyampaikan / mengirimkan laporan pada pimpinan.
3. Tindak lanjut
• Menyiapkan surat pernyataan telah melaksanakan tugas dari pimpinan.
• Mengesahkan laporan triwulan yang telah disusun pada pimpinan.

G. Teknik penyajian pelaporanhasil Penilikan PNFI, antara lain :
1. Kelengkapan naskah laporan.
2. Penomoran halaman.
3. Cara pengetikan.
4. Adanya sistematika laporan.
5. Adanya lembar cover dan judul.

Sedangkan sistematika dari laporan Penilikan PNFI yang dibuat secara naratif, perlu memuat aspek/komponen :
1. Latar belakang : (Menggambarkan analisis situasi tentang kegiatan penilikan).
2. Tujuan : (Mencantumkan tujuan disusunnya laporan)
3. Kegiatan : (kegiatan yang dilakukan oleh penilik dalam pelaksanaan tugas pokok dan kegiatan penilikan lainnya).
4. Bidang : (Fokus yang ditilik sesuai dengan jabatan penilikannya. Misalnya : Pembelajaran, Pelatihan).
5. Sasaran : (program-program PNFI yang ditilik).
6. Lokasi : (tempat Penilikan dilakukan).
7. Waktu : (Kapan penilikan dilakukan).
8. Masalah : (Temuan yang dihadapi berupa hambatan-hambatan dalam penyelenggaraan satuan program PNFI).
9. Pemecahan masalah : (Kegiatan/langkah yang telah ditempuh untuk mengatasi masalah yang terjadi.
10. Hasil pelaksanaan Penilikan PNFI : (Seperangkat data hasil penilikan selama 3 bulan atau satu tahun).
11. Kesimpulan : (Pendapat secara umum terhadap sesuatu berdasarkan data yang aktual).
12. Saran dan rekomendasi : ( masukan untuk pemecahan masalah atau untuk perbaikan).
13. Lampiran : (meliputi jadwal penilikan, instrumen yang digunakan dan hasil tabulasi data).


• LAPORAN TRIWULAN CAKUPAN WILAYAHNYA MELIPUTI TINGKAT KECAMATAN.
• LAPORAN TAHUNAN CAKUPAN WILAYAHNYA MELIPUTI TINGKAT KABUPATEN/KOTA.
• YANG MEMBEDAKAN ISI LAPORAN TRIWULAN DAN LAPORAN TAHUNAN ADALAH PADA KELUASAN ASPEK 1) KEGIATAN, 2) BIDANG, 3) SASARAN DAN 4) WAKTU

2. Pelaksanaan / Penyusunan Laporan Triwulan Penilikan PNFI

Kemampuan yang harus dimiliki oleh Penilik dalam pelaporan :
a. Menyusun pelaporan triwulan dan hasil penilikan PNFI bidang : Pembelajaran, Pelatihan dan Bimbingan.
b. Menyusun pelaporan triwulan penilikan PNFI bidang : Sumber Daya Pendidikan
c. Menyusun pelaporan triwulan penilikan PNFI bidang : Analisis dan Penialaian pelaksanaan program pembelajaran.
d. Menyusun pelaporan triwulan penilikan PNFI bidang : analisis dan penilaian pelaksanaan program pelatihan.
e. Menyusun pelaporan triwulan penilikan PNFI bidang : analisis dan penilaian pelaksanaan program bimbingan.

Tahap-tahap menyusun laporan sebagai berikut :
1. Tahap penyusunan isi laporan yang memuat uraian, tabel, grafik.
2. Tahap penyusunan kesimpulan dan saran.
3. Tahap penyusunan ringkasan.
4. Tahap pengerjaan teknis dan pengetikan.
5. Tahap pengiriman laporan kepada yang berkepentingan.

3. Pelaksanaan / Penyusunan Laporan Tahunan Penilikan PNFI

Menyusun laporan tahunan kepenilikan PNFI adalah kegiatan mengumpulkan data hasil penilikan PNFI semua bidang sewilayah Kabupaten/Kota selama satu tahun, yang disusu secara sistematis dan dapat dijadikan informasi bagi pemimpin atau pihak yang berkepentingan.
Tujuan pelaporan tahunan kepenilikan PNFI antara lain :
1) Agar pihak yang diberi laporan dapat mengikuti keadaan dan perkembangan kegiatan dari suatu program yang sedang dilaksanakan.
2) Agar pihak yang diberi laporan dapat segera menentukan masalah-masalah yang terdapat dalam kegiatan yang segera dipecahkan.
3) Agar pihak yang diberi laporan dapat memikirkan dan mengambil kebijakan yang diperlukan untuk mengatasi masalah/hambatan yang timbul.

Aspek yang menjadi bahan laporan tahunan kepenilikan PNFI tingkat Kabupaten/Kota meliputi:
a. Aspek manusianya
b. Sarana prasarananya
c. Proses kegiatan dan hasil kegiatannya

Contoh rekomendasi
Bentuk laporan tahunan dapat dimuat dalam bentuk format/uraiab yang memuat aspek-aspek sebagai berikut :

• latar Belakang
• tujuan
• sasaran
• kegiatan
• hasil pelaksanaan
• masalah yang dihadapi dan pemecahan masalahnya
• kesimpulan
• saran
• lampiran